Cuando un imprevisto irrumpe en la actividad de una empresa es inevitable ver aflorar las consecuencias negativas financieras, de reputación y pérdida de clientes. El plan de continuidad empresarial y contingencias tiene como objetivo estar preparados ante cualquiera de estas incidencias o problemas que pueden surgir.
De ataques cibernéticos, a errores no intencionados de usuarios, fallos de hardware o desastres naturales (como incendios o inundaciones), son muchas las situaciones que pueden provocar que dejen de funcionar los sistemas, equipos o procesos de una empresa .
En este artículo hablaremos sobre qué es un plan de continuidad empresarial, por qué es importante implementarlo y cómo comenzar a planificarlo.
Qué es un plan de continuidad empresarial
Un plan de continuidad empresarial determina cómo puede continuar una empresa ofreciendo sus servicios en el caso de que sus servicios sufran cualquier tipo de problema. El plan de continuidad y contingencias de un negocio debe recoger las pautas va a seguir la empresa para cumplir los objetivos básicos del plan, que son:
- Continuar con la actividad de la empresa a pesar de sufrir un imprevisto.
- Reducir el impacto de las consecuencias negativas que puedan afectar a la interrupción de los servicios.
Qué es BCM
Se denomina BCM (Business Continuity Management) o la gestión de la continuidad de negocio al proceso que se realiza para mantener la continuidad del negocio ante situaciones que impidan o interrumpan sus servicios.
Por qué implementar un plan de continuidad empresarial
Como ya hemos comentado, los objetivos del plan de continuidad empresarial son continuar con los servicios y minimizar el impacto de las incidencias, ante situaciones que causen la interrupción o el cese de la actividad empresarial.
El uso las tecnologías por parte de las empresas y el continuo avance en digitalización hace que las incidencias puedan ser causadas por múltiples factores de riesgo, por lo que, disponiendo de este plan de contingencias, estarán preparadas para afrontarlos.
Los principales beneficios que se obtienen al implementar un plan de continuidad empresarial son:
- Conocer e identificar los factores de riesgo y amenazas.
- Se dispone de un tiempo determinado para la recuperación del servicio. Ante una incidencia, se conoce el tiempo que se tarda en volver a la normalidad.
- Se prioriza la protección de los activos (del más valioso al menos), dando prioridad de recuperación a los más importantes.
- Aumenta la competitividad, al recuperarse rápidamente (antes que la competencia).
- Permite localizar los puntos vulnerables y aplicar una estrategia para corregirlos.
- Se garantiza la continuidad de los procesos empresariales.
Cómo elaborar un plan de continuidad empresarial
Para definir e implementar un plan de continuidad empresarial y contingencia del negocio que garantice la continuidad de los servicios, hay que definir una serie de fases.
Fases de un plan de continuidad empresarial
Podemos definir las siguientes fases en orden cronológico:
Determinar el alcance
En esta primera fase hay que determinar aquellos procesos, sistemas o activos que son imprescindibles para la empresa, es decir, que su indisponibilidad supone un impacto negativo, causando un cese temporal en la actividad.
Análisis de impacto y de riesgos
El análisis de impacto sobre el negocio o BIA (Business Impact Analysis), es un documento que recoge los recursos y tiempo de los distintos procesos que abarca el plan de continuidad. Con la información proporcionada en este análisis, se podrá priorizar a la hora de recuperar los distintos procesos y aplicaciones.
Dentro de este documento se estudiarán variables como el tiempo de recuperación de un proceso hasta ser restaurado (RTO), los recursos empleados en cada situación de contingencia (humanos y tecnológicos), el tiempo máximo que puede soportarse la caída del servicio (MTD), el nivel mínimo de recuperación de una actividad para considerarla recuperada (ROL), la dependencia entre procesos, y el impacto que produciría en la empresa la pérdida de datos.
También debe realizarse un análisis de riesgos donde se recojan las posibles amenazas a las que se puede enfrentar la empresa y las posibilidades existentes de que esas amenazas se materialicen (y el daño que puedan causar).
Plan de acción
Para afrontar la situación se debe crear un plan de respuesta y recuperación. Todo este proceso debe generar una serie de documentos donde se recoja el plan de acción en caso de alguna contingencia.
- Recuperación de entornos. Son los planes relacionados con la recuperación de entornos o sistemas de trabajo, por ejemplo, recuperación de emails, recuperación de sistema operativo y similares.
- Procedimientos técnicos. En estos documentos se recogerá las acciones a llevar a cabo para gestionar y recuperar una infraestructura, sistema o entorno. Por ejemplo, se recogerá el sistema de copias de seguridad, indicando cuándo, cómo y dónde se aplican.
- Plan de crisis. Recogerá las decisiones que hay que tomar ante una situación de crisis, evitando cometer errores por precipitación o falta de decisión.
Test y análisis del plan
Una vez el plan está diseñado hay que testearlo para verificar su funcionamiento y poder detectar puntos débiles o erróneos. Para ello hay que simular situaciones reales de incidencias que afecten a los servicios, para así activar el plan y ver los resultados.
De estas pruebas debe realizarse un informe detallado sobre la aplicación del plan de continuidad con la respuesta obtenida, con el fin de adoptar medidas correctoras y posibles actualizaciones.
Conseguir la recuperación de un negocio en el menor tiempo posible, es el principal objetivo de disponer de un plan de continuidad empresarial. Reducir los riesgos y disminuir el tiempo de inactividad de los servicios es esencial para evitar y reducir las pérdidas económicas, de imagen y de competitividad al mínimo.
La implantación de un plan de continuidad empresarial sigue una serie de fases desde analizar las amenazas y riesgos, diseñar los planes de acción ante cada uno de ellos, priorizando los servicios y tareas más importantes, hasta la comprobación de los distintos sistemas y su funcionamiento.
Los planes de continuidad empresarial no solo son implantados por las grandes empresas y corporaciones. Hoy en día las pymes e incluso los autónomos dependen de la tecnología para poder acceder a sus procesos y servicios. Cada plan de contingencias debe adaptarse a las distintas necesidades de cada empresa realizando un profundo análisis de los riesgos y amenazas que puedan detener o interrumpir la actividad.
En este sentido, a medida que la tecnología avanza se requiere conocer, desarrollar y establecer medidas de seguridad que garanticen la continuidad operativa de un negocio.
